Trên thực tế hiện nay, nhiều kế toán trong doanh nghiệp khi nhận hóa đơn đầu vào thì tiến hành hạch toán, kê khai mà quên không kiểm tra xem hóa đơn đó có hợp lệ, hợp pháp, hợp lý hay không. Bên cạnh việc nắm rõ những quy định về việc hóa đơn điện tử có để cách ngày được không, hóa đơn ghi sai xử lý như thế nào, hồ sơ kê khai thuế cần chuẩn bị những gì,… thì việc kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào có hợp pháp không cũng là việc kế toán cần lưu ý. Cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng là hợp pháp hay bất hợp pháp, hóa đơn thật hay giả sẽ được hướng dẫn thông qua bài viết dưới đây.
Trước hết, chúng ta cần hiểu rõ về các loại hóa đơn và hình thức hóa đơn.
1. Các loại hóa đơn bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền; một số loại chứng từ khác.
Trong đó, mẫu số của các loại hóa đơn cụ thể là:
Hóa đơn giá trị gia tăng: 01GTKT;
Hóa đơn bán hàng: 02GTTT;
Hóa đơn bán hàng dành cho DN trong khu phi thuế quan: 07KPTQ;
Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ: 03XKNB, Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: 04HGDL.
2. Các hình thức hóa đơn
– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức tự in ra trên thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng, cung ứng dịch vụ;
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, quản lý và lưu trữ theo quy định;
– Hóa đơn đặt in là hóa đơn được các DN đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
DN sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử thì cũng thực hiện tra cứu như hướng dẫn bên dưới:
Bước 1: Truy cập vào website tra cứu thông tin tracuhoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục thuế (Kế toán nên sử dụng trình duyệt Internet Exploer để hạn chế lỗi xảy ra).
Bước 2: Chọn hình thức tra cứu: Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn. Nếu chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì kế toán cần chuẩn bị 1 file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu và file này phải được lập dựa trên các quy định như trên website tra cứu.
Bước 3: Kế toán nhập đầy đủ các chỉ tiêu có dấu (*) bắt buộc như mã số thuế, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực sau đó bấm “Tìm kiếm”.
Trường hợp DN muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice thì kế toán tích chọn vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Cách kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn
1. Trường hợp DN tra cứu hóa đơn GTGT, nếu kết quả tra cứu hiển thị đầy đủ các thông tin người bán hàng, hóa đơn, thông tin về doanh nghiệp in thì hóa đơn đó là hóa đơn hợp pháp.
Nếu kết quả hiển thị thiếu một trong các thông tin trên thì hóa đơn đó chưa được coi là hợp pháp. Lý do là có thể hóa đơn đó chưa được thông báo phát hành hóa đơn, hoặc làm thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận,… Kế toán cần liên hệ với bên bán hàng để kiểm tra lại thông tin về hóa đơn.
06 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Xử phạt nghiêm khắc đối với hành vi trốn nộp thuế TNCN
2. Đối với DN tra cứu hóa đơn bán hàng mua của chi cục thuế thì sẽ chỉ hiển thị thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin của hóa đơn.
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ mà khớp với thông tin trong dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng thì là đúng. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị vì đây là hóa đơn bán hàng do thuế quản lý.
