Những điểm khác biệt của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Hiện nay, các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển giao từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì vậy việc tìm hiểu những nội dung về hóa đơn điện tử, sự khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy chính là một trong những nội dung quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp được tốt nhất. Không  chỉ là vấn đề hóa đơn điện tử kèm bảng kê, trong bài viết này sẽ liệt kê cụ thể những điểm khác biệt của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Điều đầu tiên khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy thì người dùng sẽ nghĩ ngay đến những khác biệt về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, hình thức lưu trữ, cách thức tra cứu…

Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì kế toán có thể dễ dàng nhận ra hóa đơn điện tử có ký hiệu trên hóa đơn điện tử hoàn toàn khác là VC/15E.

Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không hề có khái niệm liên.

Đối với chữ ký, nếu hóa đơn giấy bắt buộc phải dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử phải dùng chữ ký điện tử. Chỉ với vài thao tác đơn giản, việc ký số trở nên vô cùng đơn giản, dễ dàng. Đặc biệt, với sự ra đời của các thiết bị ký số HSM cho phép các doanh nghiệp có thể dễ dàng ký dù đang ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào, thậm chí, ký ngay trên các thiết bị điện thoại thông minh.

Việc lưu trữ hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũng hoàn toàn khác biệt. Nếu hóa đơn giấy được lưu trữ theo cách thức truyền thống, lưu file giấy, lưu kho thì hóa đơn điện tử được lưu trữ hoàn toàn ở dạng điện tử và doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng quản lý. Cũng chính vì 2 hình thức lưu trữ hoàn toàn khác nhau mà doanh nghiệp cũng có thể nhận ra rằng, việc lưu trữ hóa đơn giấy cũng tiềm tàng nhiều nguy cơ như mất, cháy hỏng, ẩm mốc hóa đơn… Còn đối với hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ trở nên đơn giản, thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.

Lãi Tiền Vay Của Cá Nhân Có Phải Kê Khai Thuế TNCN Không?

Có Bắt Buộc Phải Thực Hiện Kê Khai Thuế Qua Mạng Hay Không?

Đối với bảng kê, hóa đơn giấy có bảng kê đi kèm là việc hết sức bình thường, tuy nhiên, với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Đây là một trong những điểm khác biệt vô cùng lớn, và cũng là vướng mắc mà các doanh cần phải nắm rõ.

Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũng khác biệt. Đối với hóa đơn điện tử có mã thì doanh nghiệp sẽ không phải tiến hành thực hiện lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Đây là một số điểm khác biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hiện tại thời gian này các doanh nghiệp vẫn đang được sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử để có thể làm quen với hình thức hóa đơn mới đồng thời có thể sử dụng hết số lượng hóa đơn giấy còn tồn đong, tránh lãng phí. Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và việc sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn, thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 của chính phủ.

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các quy định về hóa đơn, điểm khác biệt của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử và mốc thời gian chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn quan trọng.