Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, thực hiện thông báo phát hành hóa đơn và chuẩn bị mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu hóa đơn theo đúng quy định thì doanh nghiệp còn cần nắm thêm các điều kiện để được công nhận là hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ.
Cụ thể, tại các quy định của pháp luật về hóa đơn đã quy định rõ điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử bao gồm:
– Thứ nhất, cần phải đảm bảo có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Đối với tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn đã được quy định là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
-Thứ hai, cần phải đảm bảo thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. DN muốn phát hành HĐĐT phải có quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
– Phải thực hiện thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
Ngoài ra các doanh nghiệp cần phải lưu ý, thông tư 32/2011 chỉ có hiệu lực pháp lý đến hết ngày 31/10/2020. Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 và Thông tư 68. Các nội dung về điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử tại quy định mới cũng cần phải nắm rõ để có thể áp dụng triển khai thực hiện đúng.
Để tạo điều kiện hơn nữa cho các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn trong việc bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, trên thực tế triển khai sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp hiện nay cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy bởi những lợi ích to lớn mà hóa đơn điện tử mang lại. Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm.
Cách Xác Định Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định
Hủy Hóa Đơn Trong Trường Hợp Số Tiền Còn Lại Không Có Khả Năng Thu Hồi?
Với những lợi ích này đã giúp doanh nghiệp mua hàng có thể yên tâm về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của doanh nghiệp ma, tránh được tình trạng nhận phải hóa đơn bất hợp pháp như xảy ra đối với hóa đơn giấy. Đặc biệt, với quy định mới của Luật Quản lý thuế, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.
Như vậy có thể thấy, hóa đơn điện tử mang nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn hóa đơn giấy và khắc phục được nhiều nhược điểm còn tồn tại của hóa đơn giấy như: chi phí in ấn nhiều, chi phí bảo quản hóa đơn cao, tốn diện tích, khó tìm kiếm, thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vô cùng khó khăn, dễ nhầm lẫn
