Cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng quy định

Trong quá trình chuyển giao và áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều băn khoăn từ quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn, cách lưu trữ và in hóa đơn điện tử,… Để quá trình đó được thuận lợi, doanh nghiệp cần có những kiến thức nhất định cùng việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử. Một trong số đó là việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử để hóa đơn đã lập hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được chia thành các trường hợp như sau:

Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, hàng hóa, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho giá trị hàng hóa, khối lượng, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, khi bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền; còn đối với lĩnh vực cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý, khi lập hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn cần phải có đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Kế thừa quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đồng thời làm rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường cụ thể, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cách xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với một số lĩnh vực kinh doanh như: Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, Hoạt động xây dựng, lắp đặt, Kinh doanh bất động sản,…

Tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.

Tuy nhiên, cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan sẽ có hiệu lực đến 31/12/2020 bao gồm cả quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Hủy Hóa Đơn Trong Trường Hợp Số Tiền Còn Lại Không Có Khả Năng Thu Hồi? 

Những Điểm Khác Biệt Của Hóa Đơn Giấy Và Hóa Đơn Điện Tử

Do đó, quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm ký số sẽ chính thức có hiệu lực từ 1/11/2020. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số trùng nhau mới được coi là hợp lệ. Đây sẽ là quy định mang tính ảnh hưởng rất lớn tới quy trình phát hành hóa đơn tại doanh nghiệp đồng thời góp phần tạo nên tính minh bạch cho hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính hiệu lực của các văn bản pháp luật để thực hiện đúng, tránh những sai phạm không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các tổ chức trung gian hợp pháp, đáng tin cậy để đảm bảo tốt nhất cho các yếu tố về hạ tầng kỹ thuật, quy trình lưu trữ dữ liệu an toàn.