06 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, đây cũng là khoảng thời gian các doanh nghiệp tìm hiểu và nắm bắt những thông tin, quy định mới nhất về hóa đơn điện tử. Theo quy định, để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng 06 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy 06 điều kiện đó là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. Ngoài ra, để đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử tốt nhất, các kế toán nên tìm hiểu về việc xóa bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn có sai sót.

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng 6 điều kiện sau:

Thứ nhất: Phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Thứ hai: Doanh nghiệp phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

sử dụng hóa đơn điện tử

Thứ ba: Doanh nghiệp phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

Thứ tư: Doanh nghiệp cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Đây là quy định bắt buộc bởi hóa đơn điện tử không thể dùng chữ ký tay trực tiếp như hóa đơn giấy được.

Thứ năm: Phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Thứ sáu: Cần phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như:

-Phải đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng được hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

– Cần phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để phòng khi hệ thống có gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Như vậy, trên đây là 06 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp theo Thông tư 32/2011. Thông tư này chỉ có hiệu lực đến hết ngày 31/10/2020. Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo các quy định về hóa đơn theo Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019.

Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Xử phạt nghiêm khắc đối với hành vi trốn nộp thuế TNCN 

Tóm lại, kể từ thời điểm này đến hết ngày 31/10/2020 các doanh nghiệp nếu muốn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thì cần đáp ứng được những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như trên. Còn kể từ ngày 01/11/2020 thì tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng nghĩa với việc, đây là khoảng thời gian để các doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện vật chất, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng để sẵn sàng đáp ứng, triển khai sử dụng hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp doanh nghiệp nắm bắt được 06 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp hiện nay.